Quản lý vận hành (PMS): lịch phòng, buồng phòng, lễ tân, sổ sách
HostBooking ·
PMS (Property Management System) là phần mềm chạy việc hằng ngày của một cơ sở lưu trú: lịch phòng, đơn đặt, nhận và trả phòng, dọn phòng, thu tiền, sổ sách. HostBooking gom tất cả vào một trang trên trình duyệt và điện thoại, cho homestay, villa, căn hộ dịch vụ và khách sạn nhỏ, có gói miễn phí trọn đời.
PMS làm những việc gì?
Một ngày ở homestay hay khách sạn nhỏ lặp lại cùng một vòng: xem hôm nay ai đến ai đi, xếp phòng, nhận khách, thu cọc, báo dọn phòng, ghi chi phí, cuối tháng cộng sổ. Làm bằng sổ tay, Excel và Zalo thì chạy được khi ít phòng; thêm phòng, thêm nhân viên hay thêm kênh bán là bắt đầu sót. PMS là nơi mọi việc đó dùng chung một dữ liệu.
| Việc hằng ngày | Trong HostBooking |
|---|---|
| Hôm nay ai đến, ai đi, phòng nào trống | Sơ đồ phòng hôm nay và trang Hôm nay |
| Đơn đặt từ mọi nguồn | Một lịch chung: website riêng, OTA, gọi điện, khách vãng lai |
| Nhận và trả phòng | Lễ tân bấm trên đơn; khách có thể tự check-in trước |
| Dọn phòng | Việc buồng phòng tự tạo khi khách trả, làm trên điện thoại |
| Thu tiền | Cọc QR chuyển khoản, tiền mặt, thẻ; ghi trên từng đơn |
| Bán thêm | Bán tại quầy: nước, đồ ăn, thuê xe, dịch vụ |
| Sổ sách | Chi phí, lãi lỗ theo tháng, sổ thuế hộ kinh doanh |
Các phần của PMS HostBooking
Sơ đồ phòng hôm nay và lịch đặt phòng
Trang sơ đồ phòng hôm nay cho thấy từng phòng đang trống, có khách, sắp đến hay chưa dọn. Lịch đặt phòng xem theo ngày hoặc theo giờ, kéo thả để đổi phòng hay đổi ngày; hệ thống tự chặn hai khách trùng một phòng.
Lễ tân: nhận, trả phòng và khách tự check-in
Lễ tân tạo đơn tại quầy, nhận phòng, đổi phòng và trả phòng ngay trên đơn. Khách có thể tự check-in trước khi đến: điền thông tin, chụp giấy tờ, nhận hướng dẫn và mã cửa. Thông tin khách lưu trú xuất ra để khai báo lưu trú.
Buồng phòng trên điện thoại
Khi khách trả phòng, việc dọn được tạo cho đúng phòng đó. Nhân viên buồng phòng nhận việc trên điện thoại, đánh dấu xong, ghi vật tư hay đồ hỏng; quản lý kiểm tra rồi mới mở phòng bán tiếp.
Thu tiền, bán tại quầy, sổ sách
Mỗi đơn ghi rõ đã cọc bao nhiêu, còn thiếu bao nhiêu. Cọc qua chuyển khoản QR có sẵn số tiền và nội dung, tiền vào thẳng tài khoản của bạn. Bán tại quầy cộng dịch vụ vào đơn. Chi phí và lãi lỗ cùng sổ sách thuế tự tính từ đơn và chi phí, không cần cộng tay.
Nhân viên, nhiều cơ sở, báo cáo
Mỗi nhân viên có vai trò riêng: lễ tân, buồng phòng, quản lý một cơ sở. Nhiều chi nhánh chạy chung một tài khoản, mỗi nơi có phòng, giá và lịch riêng. Báo cáo cho biết doanh thu, công suất phòng, giá trung bình và nguồn khách; ở gói có AI, bạn hỏi trợ lý bằng câu thường như "tối nay còn phòng nào?".
PMS và đồng bộ OTA đi cùng nhau
PMS chỉ đáng tin khi lịch của nó là lịch thật. HostBooking kéo lịch từ Airbnb, Booking.com, Agoda, Traveloka, Trip.com, Expedia mỗi 5 phút và đọc email xác nhận đặt phòng của các sàn để tạo đơn. Đọc thêm ở trang quản lý đa kênh.
Khác gì phần mềm khách sạn lớn?
- Làm theo cách homestay Việt bán phòng: theo giờ, qua đêm, theo ngày trên cùng một lịch; cọc chuyển khoản QR; báo đơn qua Zalo.
- Có website đặt phòng riêng: khách tự đặt, không mất hoa hồng, dùng chung dữ liệu với PMS.
- Giá công khai, không tính theo phòng: gói Miễn phí trọn đời, các gói trả phí tính cho cả thương hiệu. Xem bảng giá.
- Không cài đặt: chạy trên trình duyệt và ứng dụng điện thoại.
Muốn thử trên dữ liệu mẫu trước? Trang dùng thử mở một homestay mẫu trong 90 phút, không cần đăng ký.
Câu hỏi thường gặp
PMS là gì?
PMS (Property Management System) là phần mềm quản lý vận hành cơ sở lưu trú: lịch phòng, đơn đặt, nhận và trả phòng, dọn phòng, thu tiền và sổ sách trên cùng một dữ liệu.
PMS của HostBooking có miễn phí không?
Có gói Miễn phí trọn đời, không giới hạn cơ sở và phòng, 50 đơn mỗi tháng. Khi đăng ký bạn được dùng thử gói đầy đủ 14 ngày, không cần thẻ ngân hàng.
Dùng được cho khách sạn nhiều tầng, nhiều chi nhánh không?
Được. Mỗi chi nhánh có phòng, giá, lịch và nhân viên riêng, quản lý chung trên một tài khoản. Phòng được đánh số theo tầng hoặc khu.
Nhân viên dùng trên điện thoại được không?
Được. Lễ tân và buồng phòng làm trên trình duyệt điện thoại hoặc ứng dụng HostBooking; mỗi người chỉ thấy phần việc theo vai trò của mình.
Tôi đang quản lý bằng Excel, chuyển sang có khó không?
Không. Bạn nhập đơn đặt và danh sách khách từ file Excel; đội HostBooking hỗ trợ qua Zalo nếu cần.