Phần mềm quản lý khách sạn mini, nhà nghỉ 10–40 phòng

HostBooking · Cập nhật 05/11/2026

Phần mềm quản lý khách sạn mini là nơi lễ tân, buồng phòng và chủ cùng làm trên một dữ liệu: sơ đồ phòng hôm nay, lịch đặt phòng, nhận và trả phòng, việc dọn, thu tiền, sổ sách. Với khách sạn mini và nhà nghỉ 10–40 phòng, HostBooking làm những việc đó trên trình duyệt và điện thoại, có gói Miễn phí trọn đời và không thu phần trăm trên đơn.

Khách sạn mini khác homestay ở chỗ nào?

Một homestay 3–5 phòng thường do chủ tự làm hết. Khách sạn mini 10–40 phòng thì có nhiều tầng, nhiều hạng phòng, có lễ tân thay ca, nhân viên dọn phòng, có khách vãng lai đến quầy lúc nửa đêm và khách đặt qua Booking.com, Agoda cùng lúc. Sổ tay hay một file Excel chung bắt đầu hở ở những chỗ này: hai ca ghi trùng một phòng, phòng đã trả mà chưa ai báo dọn, tiền mặt cuối ca không khớp, cuối tháng không biết hạng phòng nào lời.

Phần mềm khách sạn mini cần làm được gì?

Sơ đồ phòng và lịch cho nhiều phòng, nhiều hạng

Sơ đồ phòng hôm nay hiện mọi phòng thành thẻ theo tầng hoặc theo khu: trống, có khách, sắp đến, chưa dọn, bảo trì, kèm số tiền còn phải thu. Lịch đặt phòng mỗi phòng một hàng, mỗi hạng phòng có dòng giá đêm và số phòng còn trống; kéo thả để đổi phòng, đổi ngày, và hai đơn không thể chồng lên một phòng. Nhà nghỉ bán cả theo giờ và qua đêm thì dùng thuê theo giờ trên cùng lịch đó.

Lễ tân: nhận, trả phòng, phụ thu, cảnh báo

Ở quầy lễ tân, nhân viên ghi đơn khách vãng lai với giá thoả thuận, quét mã QR trên đơn để nhận phòng, thêm phụ thu nhận sớm hay trả muộn theo giờ, in phiếu đăng ký và biên nhận. Hệ thống báo khi khách quá giờ chưa đến, đơn quá giờ trả phòng, hay phòng chưa sạch mà khách sắp tới. Lỡ bấm nhầm thì hoàn tác trong 15 phút.

Buồng phòng trên điện thoại

Trả phòng là việc dọn được tạo cho đúng phòng đó. Nhân viên buồng phòng nhận việc trên điện thoại, tick danh sách kiểm, chụp ảnh, ghi vật tư thiếu; người kiểm tra bấm đạt thì phòng mới về Sạch. Việc định kỳ như kiểm bình chữa cháy hay tổng vệ sinh được tạo tự động đúng ngày.

Nhân viên, vai trò, ca và lương

Phân quyền theo vai trò Lễ tân, Buồng phòng, Kế toán hoặc vai trò bạn tự đặt: lễ tân không thấy lãi lỗ, người dọn phòng không thấy số điện thoại khách, tài khoản quản lý có xác minh hai lớp. Bán tại quầy có mở ca, đóng ca, đếm két và báo thừa thiếu; nước, đồ ăn bán ra trừ kho và ghi được vào tiền phòng. Trang nhân sự và lương đếm số việc, số ca, doanh số của từng người và tính bảng lương cuối tháng.

Đồng bộ OTA để không bán trùng phòng

Đồng bộ OTA (từ gói Cơ bản) kéo lịch Airbnb, Booking.com, Agoda về mỗi 5 phút qua iCal và gửi lịch của bạn sang các trang đó. Nếu vẫn có đêm bị trùng, người quản lý được báo ngay và chuyển khách sang phòng trống một chạm. Bạn còn giữ lại được 1–2 phòng mỗi hạng không bán cho OTA, để website và quầy vẫn bán nốt.

Khai báo lưu trú, hoá đơn điện tử, sổ thuế

Lễ tân quét mã QR trên CCCD gắn chip để điền thông tin khách, rồi xuất file khai báo lưu trú theo mẫu của cổng thông báo lưu trú; việc gửi cho công an bạn vẫn tự làm. Hoá đơn điện tử xuất qua MISA meInvoice hoặc SePay bằng tài khoản của bạn (từ gói Chuyên nghiệp hoặc mua add-on). Sổ sách và thuế đọc lại các khoản thu chi thành sổ cái, báo cáo tháng và sổ thuế hộ kinh doanh theo ngưỡng 1 tỷ đồng/năm; xem thuế hộ kinh doanh 2026.

Website đặt phòng riêng và cọc VietQR

Mỗi khách sạn có một website đặt phòng riêng: khách xem phòng trống, đặt và chuyển cọc bằng mã VietQR có sẵn số tiền và mã đơn. Tiền vào thẳng tài khoản ngân hàng của bạn; nối SePay thì đơn tự xác nhận khi tiền về. Khách quen đặt thẳng, bạn không mất hoa hồng cho sàn.

Sổ tay, Excel hay phần mềm?

Excel vẫn ổn khi bạn tự làm một mình với vài phòng. Khi đã có lễ tân thay ca và bán trên vài kênh, phần mềm tiết kiệm nhiều nhất ở chỗ không ai phải hỏi lại ai. Đọc thêm: quản lý bằng Excel hay phần mềm.

Chọn phần mềm khách sạn mini: nên hỏi nhà cung cấp gì?

Các bài "top phần mềm" thường liệt kê tính năng giống nhau. Câu hỏi đúng là phần mềm có chạy được ngày làm việc thật của bạn không. Hỏi bất kỳ bên nào, kể cả chúng tôi:

1. Giá tính thế nào? Theo phòng, theo cơ sở hay theo cả thương hiệu; có thu phần trăm trên đơn không; phí cài đặt, phí đào tạo, phí năm sau.
2. Dùng thử được không? Có gói miễn phí hoặc thời gian thử với đủ tính năng, không cần thẻ.
3. Đồng bộ OTA bằng cách nào? iCal hay kết nối trực tiếp, bao lâu cập nhật một lần, khi trùng phòng thì báo ai.
4. Nhân viên làm trên điện thoại được không? Lễ tân, buồng phòng có cần cài máy tính ở quầy không.
5. Có những việc riêng ở Việt Nam không? Khai báo lưu trú, hoá đơn điện tử, sổ thuế hộ kinh doanh, cọc chuyển khoản QR.
6. Dữ liệu là của ai? Xuất được đơn, khách, sổ sách ra Excel không; ngừng dùng thì lấy dữ liệu về thế nào.
7. Hỗ trợ lúc nào, qua kênh nào? Khách sạn mini nhận khách cả buổi tối, nên giờ hỗ trợ quan trọng.

Muốn đặt các phần mềm cạnh nhau theo từng tiêu chí, xem bài chọn phần mềm quản lý homestay miễn phí.

HostBooking cho khách sạn mini giá bao nhiêu?

• Gói Miễn phí trọn đời: không giới hạn cơ sở và phòng, tới 50 đơn mỗi tháng, gồm lịch, sơ đồ phòng, lễ tân, buồng phòng, bán tại quầy, sổ sách và website đặt phòng.
• Gói trả phí theo tháng hoặc năm, tính cho cả thương hiệu, không tính theo phòng: từ gói Cơ bản không giới hạn đơn và có đồng bộ OTA. Xem bảng giá.
• Không thu phần trăm trên đơn: tiền khách chuyển vào thẳng tài khoản của bạn.
• Dùng thử gói đầy đủ 14 ngày khi đăng ký, không cần thẻ ngân hàng.
• Hỗ trợ qua Zalo, 8:00–24:00.

Khách sạn mini 20 phòng thường vượt 50 đơn mỗi tháng, nên gói Miễn phí hợp để chạy thử và đưa nhân viên làm quen; khi vào mùa thì lên gói trả phí.

Muốn bấm thử trước khi đăng ký? Trang dùng thử mở một homestay mẫu trong 90 phút, không cần tài khoản.