Mẫu thoả thuận đặt phòng và đặt cọc homestay

THOẢ THUẬN ĐẶT PHÒNG VÀ ĐẶT CỌC

1. Các bên
Bên cho thuê (bên nhận đặt cọc): [Bên cho thuê (họ tên)], CCCD/hộ chiếu số [Số CCCD bên cho thuê], điện thoại [SĐT bên cho thuê], đại diện cơ sở lưu trú [Tên cơ sở], địa chỉ [Địa chỉ cơ sở].
Bên thuê (bên đặt cọc): [Bên thuê (họ tên)], CCCD/hộ chiếu số [Số CCCD/hộ chiếu bên thuê], điện thoại [SĐT bên thuê].

2. Thông tin lưu trú
Phòng/căn: [Phòng]. Số khách: [Số khách].
Nhận phòng: [Ngày nhận phòng]. Trả phòng: [Ngày trả phòng].
Số khách lưu trú thực tế không vượt quá số khách đã thoả thuận, trừ khi bên cho thuê đồng ý.

3. Giá và thanh toán
Giá phòng: [Giá mỗi đêm]. Tổng tiền lưu trú: [Tổng tiền].
Tiền đặt cọc: [Tiền cọc], chuyển trước [Hạn chuyển cọc] vào tài khoản: [Tài khoản nhận cọc]. Thoả thuận có hiệu lực khi bên cho thuê nhận đủ tiền cọc.
Tiền cọc được trừ vào tổng tiền lưu trú; phần còn lại thanh toán khi nhận phòng. Quá hạn chưa nhận được cọc, bên cho thuê được mở phòng cho khách khác.

4. Huỷ phòng và hoàn cọc
Bên thuê huỷ từ 7 ngày trở lên trước ngày nhận phòng: được hoàn 100% tiền cọc. Đây là thoả thuận của hai bên, khác với quy định mặc định, như khoản 2 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 cho phép.
Bên thuê huỷ muộn hơn thời hạn trên, hoặc không đến nhận phòng: tiền cọc thuộc về bên cho thuê, theo khoản 2 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015.
Bên cho thuê huỷ hoặc không giao phòng như đã thoả thuận: trả lại toàn bộ tiền cọc và một khoản tiền tương đương tiền cọc, theo khoản 2 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, trừ khi hai bên thoả thuận khác bằng văn bản.
Tiền hoàn trả được chuyển vào tài khoản bên thuê đã dùng để đặt cọc trong vòng 7 ngày kể từ ngày huỷ.

5. Trách nhiệm của bên thuê
Xuất trình CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân hợp lệ của tất cả khách khi nhận phòng để bên cho thuê thông báo lưu trú với cơ quan công an theo quy định.
Tuân thủ nội quy của cơ sở lưu trú và quy định của pháp luật trong thời gian lưu trú.
Giữ gìn tài sản; bồi thường hư hỏng, mất mát do bên thuê hoặc khách đi cùng gây ra theo giá trị thực tế.
Bên cho thuê chỉ dùng thông tin cá nhân và giấy tờ của bên thuê để thực hiện thoả thuận này và thông báo lưu trú, không cung cấp cho người khác trừ khi pháp luật yêu cầu, theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

6. Sự kiện bất khả kháng
Sự kiện bất khả kháng là sự kiện xảy ra một cách khách quan, không thể lường trước được và không thể khắc phục được dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết (khoản 1 Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015), ví dụ thiên tai, dịch bệnh, lệnh của cơ quan nhà nước.
Khi sự kiện bất khả kháng khiến việc lưu trú không thực hiện được, không bên nào phải chịu trách nhiệm hay bị phạt cọc (khoản 2 Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015). Hai bên thoả thuận dời ngày lưu trú, hoặc bên cho thuê hoàn lại toàn bộ tiền cọc.

7. Ký xác nhận
Thoả thuận lập tại [Nơi ký], ngày [Ngày ký], thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Hai bên cũng có thể xác nhận toàn bộ nội dung này bằng tin nhắn điện tử.
BÊN CHO THUÊ
(Ký, ghi rõ họ tên)


[Bên cho thuê (họ tên)]
BÊN THUÊ
(Ký, ghi rõ họ tên)


[Bên thuê (họ tên)]

Đây là mẫu tham khảo, không thay cho tư vấn pháp lý. Hãy điều chỉnh cho phù hợp với cơ sở của bạn; với giá trị lớn hoặc trường hợp đặc biệt, nên hỏi ý kiến luật sư.

— — —

BOOKING AND DEPOSIT AGREEMENT

1. The parties
Host (deposit receiver): [Bên cho thuê (họ tên)], ID/passport no. [Số CCCD bên cho thuê], phone [SĐT bên cho thuê], on behalf of [Tên cơ sở], [Địa chỉ cơ sở].
Guest (depositor): [Bên thuê (họ tên)], ID/passport no. [Số CCCD/hộ chiếu bên thuê], phone [SĐT bên thuê].

2. The stay
Room/unit: [Phòng]. Number of guests: [Số khách].
Check-in: [Ngày nhận phòng]. Check-out: [Ngày trả phòng].
The number of guests staying may not exceed the number agreed unless the host consents.

3. Price and payment
Room rate: [Giá mỗi đêm]. Total for the stay: [Tổng tiền].
Deposit: [Tiền cọc], payable by [Hạn chuyển cọc] to: [Tài khoản nhận cọc]. This agreement takes effect once the host has received the full deposit.
The deposit is deducted from the total; the balance is paid at check-in. If the deposit is not received by the deadline, the host may release the room to other guests.

4. Cancellation and refunds
If the guest cancels 7 or more days before check-in, 100% of the deposit is refunded. This is the parties’ own agreement, which Article 328(2) of the Civil Code 2015 allows in place of its default rule.
If the guest cancels later than that, or does not arrive, the deposit is kept by the host, as provided by Article 328(2) of the Civil Code 2015.
If the host cancels or fails to provide the room as agreed, the host returns the full deposit plus an amount equal to the deposit, as provided by Article 328(2) of the Vietnamese Civil Code 2015, unless both parties agree otherwise in writing.
Refunds are paid to the account the deposit came from within 7 days of the cancellation.

5. Guest obligations
Show a valid ID card or passport for every guest at check-in, so the host can register the stay with the police as the law requires.
Follow the house rules of the property and Vietnamese law during the stay.
Take care of the property and pay the actual value of any damage or loss caused by the guest or their companions.
The host uses the guest’s personal details and documents only to perform this agreement and register the stay, and shares them with no one unless the law requires it, in line with Vietnam’s personal data protection rules.

6. Force majeure
Force majeure means an event that occurs objectively, could not be foreseen and could not be overcome despite all necessary measures (Article 156(1) of the Civil Code 2015), such as a natural disaster, an epidemic or a government order.
If force majeure makes the stay impossible, neither party is liable or loses or pays anything on the deposit (Article 351(2) of the Civil Code 2015). The parties agree new dates, or the host refunds the full deposit.

7. Signatures
Made at [Nơi ký] on [Ngày ký] in two copies, one for each party. The parties may also confirm these terms by electronic message.
HOST
(Signature and full name)


[Bên cho thuê (họ tên)]
GUEST
(Signature and full name)


[Bên thuê (họ tên)]

This is a sample for reference only and is not legal advice. Adapt it to your property; for large amounts or unusual cases, consult a lawyer.